In einer Studie untersuchten Simone Kauffeld and Nale Lehmann-Willenbrock den Einfluss von Meetings auf den Erfolg einer Organisation.

Sie fanden heraus, dass mit konstruktiven, effizienten Meetings ein um 2,5 Jahre verzögerter wirtschaftlicher Erfolg des Unternehmens verbunden it.

Das heißt soviel wie, mach gute Meetings, machste gute Geschäfte.

Dieser Produktivitätstipp ist eigentlich für jeden sofort nachzuvollziehen. Du wirst sicher jetzt denken: Klar, wir machen immer eine Agenda, wenn wir uns zusammensetzen. Logisch! Das macht doch jeder. Nein, macht es nicht!

Werf mal einen Blick in deinen Kalender und zähle die Termine, welche einen vom Organisator durchdachten terminlichen Ablauf haben.

Mich würde wundern, wenn du mehr als eine deiner Hände zum zählen benötigen würdest.

Die Menschen setzen sich viel lieber einfach locker leicht gemeinsam in einen Raum, total unvorbereitet und fangen an über ein bestimmtes Thema zu sprechen.

Ob es dabei um die letzten Quartalszahlen geht oder das Fußballspiel vom Wochenende ist fast egal.

Fakt ist aber, Meetings ohne eine konkrete Agenda sind in den meisten Fällen totale Zeitverschwendung. Ihr Ablauf ist konfus, folgt keinerlei Plan und hat somit auch kein greifbares Ziel oder Ergebnis.

Im schlimmsten Fall verlassen die Teilnehmer das Meeting ohne etwas mitzunehmen. Mal von leeren Kaffeetassen abgesehen.

## Warum du im Nachteil bist, wenn deine Meetings keine Agenda haben

Wenn du dich nicht daran hälst deine Meetings immer mit Agenda zu versehen, machst du es im Prinzip wie jeder andere auch.

Das kann sehr komfortabel sein. Schließlich birgt dieses Verhalten keinerlei Risiken, allerdings auch keinerlei Chancen.

Was dabei gerne übersehen wird, schlechte Meetings haben eine ganz direkte Auswirkung auf deine Arbeit. Wie wir noch sehen werden, gehen abhängig von deiner Hierachiestufe locker 1-1,5 Personentage verloren. Pro Woche! Aufs Jahr gesehen sind das ca. 6 Arbeitswochen, die dir an Zeit für deine Aufgaben fehlen. Ein ganzer Jahresurlaub!

Außerdem laufen diese Meetings aufgrund der fehlenden Agenda vielleicht länger und es sind mehr Abstimmungen notwenig. Das Besprochene setzt sich bei den Teilnehmern nicht so schnell fest und ist wesentlich weniger verbindlich.

Schließlich geht es ja um nix, der Termin hat ja nicht einmal eine Agenda.

## Warum du im Vorteil bist, wenn deine Meetings eine Agenda haben

Eine Agenda im Termin strahlt Verbindlichkeit aus. Jeder der Teilnehmenden weiß genau worauf er oder sie sich einlässt und was erwartet wird.

Alleine durch eine Agenda werden deine Meetings wesentlich mehr Input und Output generieren. Das bedeutet einen Mehrwert für das Unternehmen und einen Mehrwert für dich als Organisator.

Kaffeegränzchen können gerne die anderen veranstalten. Bei dir stehen die Arbeitsergebnisse im Vordergrund. Kein Larifari!

## Warum du Meetings ohne Agenda einfach ablehnen solltest

Du wirst zu einem Meeting eingeladen. Wenn du allerdings in den Termin schaust, siehst du nichts. Keine Agenda, sondern nur ein grob umrissenes Thema. Wenn du Glück hast.

Wenn du der Einladung folgst, weißt du weder, wie du dich vorbereiten kannst, noch was dich konkret erwartet. Außerdem weißt du, dass der Organisator sich sehr wenig Mühe gemacht hat und gar kein konkretes Ergebnis der Abstimmung vor Augen hat.

Daraus könntest du folgern, dass es womöglich gar nicht um deine Meinung geht, sondern um etwas anderes. Vielleicht geht es nur darum eine Aufgabe loszuwerden oder nur Informationen zu teilen.

Das geht aber in den meisten Fällen auch einfacher und muss nicht unbedingt über ein abgestimmtes Meeting erfolgen. Daher ist es nur logisch in Erwägung zu ziehen den vorgeschlagenen Termin eiskalt abzusagen mit dem Hinweis auf die fehlende Agenda.

Ich gebe zu, das ist unortodox und wird erst einmal minimal zu hochgezogenen Augenbrauen und maximal zu starken Irritatioen bei deinem Gegenüber führen. Vielleicht fühlt sich der Organisator auch nicht ernst genommen. Vor allem wenn es ein hierachisch höher gestellter Kollege ist. Dem könnte man allerdings entgegnen, dass er das Meeting ohne Agenda nicht ernst nimmt.

Da ist Fingerspitzen Gefühl gefragt. Bei Terminen auf der gleichen Hierachiestufe, kannst Härte zeigen. Bei involvierten Personen über deiner Gehaltsklasse ist eher Rücksicht angebracht.

## Warum 6 von 10 Meetings völlige Zeitverschwendung sind

Es gibt viele Studien, die sich mit den Ursachen für Zeitmangel bei Führungskräften beschäftigen. Damit will ich dich hier verschonen. Sinnlosen Meetings wird dabei stets eine Hauptrolle zugesprochen.

Zwischen 50 bis 70% der Meetings und Abstimmung an denen Führungskräfte teilnehmen würden, wären vollständig sinnlos, geben diese wieder. Bei angenommen 10 Meetings pro Woche, sind somit lediglich nur 4 Meetings wirklich sinnstiftend.

Abhängig von der Hierachiestufe investieren Führungskräfte bis zu 2-3 ganze Arbeitstage pro Woche in Meetings. Bei einer Arbeitszeit von 40-50h pro Woche, sind das 24-30h.

Wenn davon optimistisch nur die Hälfte verschwendete Zet wäre, lägen wir immernoch bei 1-1,5 Arbeitstagen und kommen somit wieder auf ein Tageshonorar von locker 1.000 EUR (wäre die Leistung einem Kunden in Rechnung gestellt worden).

## So viel Zeit wird in Meetings mit und ohne Agenda verschwendet

Viele gehen davon aus, dass ein Meeting maximal eine Stunde kostet.

Das stimmt aber nicht.

Wenn 10 Personen daran teilnehmen ist sind es bereits 10h. Wenn 5 sich 2h lang treffen. Sind es ebenfalls 10h.

Ein zeitlicher Aufwand, für den eine Person mehr als einen ganzen Tag benötigen würde.

In der Dienstleistung wäre das bereits ein ganzer Beratertag. Im schlimmsten Fall aber ohne dafür auch einen entsprechenden, Gegenwert im Form von Ergebnissen bekommen zu haben.

Je mehr Personen an einem Meeting teilnehmen und je länger dieses Meeting dauert, desto höher ist das Invest in diese Abstimmung.

So sollte es eigentlich normal sein, dass jedes Teammitglied in einer Abstimmung das größtmögliche Interesse daran hat, keine Zeit zu verschwenden.

Meetings ohne Agenda dauern dazu auch noch wesentlich länger. Schließlich muss man ja erst einmal herausfinden, worüber man sprechen möchte.

## Warum gute Meetings harte Arbeit sind

Seien wir ehrlich. Gute Meetings sind verdammt anstrengend. Dabei lehnen wir uns doch so gerne im Stuhl zurück und lassen uns berieseln und entertainen.

Stattdessen ist es wichtig, dass wir uns einbringen. Das wir fokussiert sind und uns nicht ablenken (lassen). Das erfordert Konzentration und alles was Fokus und Konzentration von uns verlangt ist anstrengend.

Daher ist es auch ungünstig sich direkt am frühen Morgen, am späten Abend oder nach dem Mittagessen zu treffen. Speziell bei letzterm verhindert das Schnitzelkoma, größeres Engagement der Gruppe.

Die harte Wahrheit ist allerdings, es geht einzig allein darum Ergebnisse zu erzielen und schlechte Meetings erzielen keinerlei Ergebnisse.

Sie sind vielleicht gut für das soziale Miteinander unter den Kollegen und um sich mal tiefergehend über das neue Auto oder die letzte Fußballsaison austauschen. Aber dann sollte man sie lieber Sommerfest oder Feierabendbier nennen.

## So sieht die perfekte Meeting Agenda aus

In der perfekten Agenda formulierst du die inhaltlichen Themen ergebnisorientierst. Was also am Ende dabei herauskommen soll. Zum Beispiel so: „Wir werden 10 oder mehr Wege finden unser Online-Marketing Budget aufzustocken“.

Außerdem machst du dir in der Agenda Gedanken darum, wie du das Meeting möglichst wirkungsvoll gestalten kannst. Es könnten also auch Punkte auftauchen, die zur Ergebnissicherung beitragen, wie etwa: „Klärung offener Fragen und Übertragung der Ergebnisse in unsere Dokumentation“.

Außerdem enthalten die einzelnen Stichpunkte auch immer eine ungefähre zeitliche Einschätzung, als auch die konkrete  persönliche Verantwortlichkeit für das Thema. Das könnte etwa so aussehen: „Tom gibt uns einen Überblick über die letzten Incidents – Dauer 10 Min.“. Zack Zack!

Wichtig ist es, die Agenda nicht zu überfrachten und die Themen des Meetings von ihrer Dauer realisitisch einzuschätzen. Wer A wie Agenda sagt, muss deswegen auch M wie Moderation sagen.

Hier halte ich es mit Magic Number 7 +- 2. Mehr muss nicht auf eine Agenda. Grade auch, weil unsere Aufmerksamkeit rapide nach 45 – 60 Minuten nachlässt. Das ist dann, wenn die ersten Augenpaare im Auditorium langsam glasig werden und aus der zweiten Reihe eines leichtes Schnarchen zu vernehmen ist.

Bei einer Meeting Agenda unterscheidet man zwichen Agenda der Termineinladung und Agenda zur Durchführung der Abstimmung.

In der Termineinladung geht es um die Themen, die besprochen werden sollen und Rahmenbedingungen, wie das Meeting durchgeführt wird. Die Termineinladung dient den Teilnehmern dazu, sich auf das Meeting vorbereiten zu können.

Die Meeting Agenda zur Durchführung konzentriert sich auf den reibunglosen und vollständigen Ablauf der Abstimmung und legt beispielsweise auch einen Protokollanten fest.

Hier habe ich dir mal eine meine perfekte Agenda für Termineinladung und für die Durchführung aufgeschrieben (du findest diese in den Shownotes!):

### Termieinladung

* Datum und genaue Zeitangabe, Ort, wo das Meeting stattfinden soll.
* Eingeladene Teilnehmer, die an dem Meeting teilnehmen sollen
* Thema 1 / Angesprochen von: Marta Musterfrau / Zeit-Limit: x Minuten
* Thema 2 / Angesprochen von: Max Mustermann / Zeit-Limit: x Minuten
* Thema 3 / Angesprochen von: Michel Mustermann / Zeit-Limit: x Minuten
* Hintergrundmaterial, das ihre Teilnehmer zur Vorbereitung lesen sollen
* Kontaktmöglichkeit für Fragen zur Agenda

### Durchführung

* Eingeladene Teilnehmer, die an dem Meeting teilnehmen sollen
* Abwesenden Teilnehmer, die das Protokoll benötigen
* Protokollant festlegen
* Auf Stand bringen – Alle auf den gleichen Stand bringen und alle haben das gleiche Verständnis der Aufgabenstellung
* Thema 1 / Angesprochen von: Marta Musterfrau / Zeit-Limit: x Minuten
* Thema 2 / Angesprochen von: Max Mustermann / Zeit-Limit: x Minuten
* Thema 3 / Angesprochen von: Michel Mustermann / Zeit-Limit: x Minuten
* Offen gebliebene Fragen klären
* Nächste Schritte und Verantwortlichkeiten, sowie Deadlines festlegen
* Zusammenfassung
* Meeting beenden

## Zusammenfassung

Diese Zusammenfassung ist kurz und knapp. Falls du es bislang noch nicht herausgelesen haben solltest:

Kein Meeting ohne Agenda!

Auch wenn es nur kurz ist. Alleine damit, kannst du zum Erfolg deines Unternehmens beitragen. Es kostet Einsatz und Kraft aber es lohnt sich, nicht nur du sparst dadurch Zeit, sondern auch deine Kollegen und Mitarbeiter.

Und nun die Frage an dich: Wie sehen die Meetings bei dir im Unternehmen aus? Macht ihr regelmässig eine Agenda und was läuft in den Meetings gut und läuft schief?

Ich würde es gerne wissen und mich sehr freuen, wenn du einen Kommentar hinterlässt.